De debiteuren- of crediteurenkaart is een krachtig hulpmiddel bij het opvragen, bewerken en controleren van uw mutaties. Elke verkoop- en inkoopboeking die u verwerkt, wordt een mutatie op een debiteuren- of crediteurenkaart. Het is daardoor een historisch overzicht en derhalve een belangrijke informatiebron. Met deze functie kunt u tevens uw subadministratie volledig controleren en mutaties wijzigen. Voor zowel debiteuren als crediteuren gelden vrijwel geheel dezelfde functies. De functies die verschillen worden apart in dit document behandeld.
U vraagt de kaart van een debiteur of crediteur op via [Compact, Debiteuren, Kaarten] of [Compact, Crediteuren, Kaarten], of met de sneltoetsen (CDK) of (CCK). Nadat u een debiteur of crediteur heeft geselecteerd, klikt u onderin het scherm op 'Tonen'. Het scherm dat u te zien krijgt is in dit document opgedeeld in verschillende onderdelen.
Het linker deel van de kop geeft de adresgegevens en de contactpersoon van de debiteur of crediteur weer.
In dit veld kunt u een datumtraject opgeven waarvoor u de mutaties op deze debiteur of crediteur wilt opvragen. Standaard wordt hier het datumtraject gevuld zoals u dat in het selectiescherm heeft gedefinieerd.
In dit veld kunt u kiezen voor 'Kaart', 'Te vorderen' / 'Te betalen', 'Factuurlijst' of 'Alle'.
U kunt de mutaties in dit overzicht groeperen op een bepaald aantal criteria. Dit kunt u gebruiken om het gewenste overzicht te maken. U kunt bij Tonen 'Kaart' groeperen op de volgende criteria:
Hiermee kunt u aangeven welke gegevens u wilt zien. U kunt bijvoorbeeld kiezen om alleen de creditnota's te laten zien of alle ontvangsten.
De aanvullende mogelijkheden onder zijn afhankelijk van de wijze waarop u de debiturenkaart of crediteurenkaart opvraagt.
Middels deze optie kunt u aangeven of u de gegevens op 'Datum', 'Rapportage datum' of 'Periode'wilt sorteren en filteren. Het datum traject van de geselecteerde optie wordt overgenomen in afdruk overzichten. Wanneer u hier de optie 'Periode' selecteert worden tevens de velden 'Boekjaar' en 'Periode van / t/m' beschikbaar waar u vervolgens een selectie kunt maken op een boekjaar en een periode of een reeks periodes. Standaard wordt hier het traject gevuld zoals u dat in het selectiescherm heeft gedefinieerd.
Als dit veld niet aangevinkt is, worden alleen verwerkte boekingen getoond. Als u dit veld wel aanvinkt, worden ook niet-verwerkte boekingen getoond.
Indien u kiest voor de optie ‘te vorderen’ of ‘te betalen’ worden er vier extra opties getoond.
De optie ‘Betalingen onderweg’ geeft u de mogelijkheid om aan te geven of u de betalingen onderweg wilt tonen op de debiteurenkaart of crediteurenkaart. U kunt hier tevens kiezen voor het uitsluitend tonen van betalingen onderweg. Deze optie kunt u alleen gebruiken wanneer u de instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bankinstellingen] gekozen heeft om betalingen niet te journaliseren naar rekening ‘Betalingen onderweg’.
Bij debiteuren kunt u vervolgens de optie 'Te factureren' aanvinken, waardoor facturen die nog niet definitief zijn afgedrukt, ook worden getoond. Bij crediteuren kunt u de optie 'Te ontvangen facturen' aanvinken. Deze optie is alleen van toepassing wanneer u werkt met Exact Compact Handel en zorgt ervoor dat ook de facturen die nog voort zouden moeten komen uit de bestellingen, getoond worden.
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u bij 'Tonen' de optie 'Te betalen' of 'Te vorderen' heeft geselecteerd. Wanneer u deze optie aanvinkt, worden onder de 'Te vorderen' optie alle boekingen op deze debiteur getoond, dus ook de reeds afgeletterde posten. Wanneer u alleen de openstaande posten wilt zien, dient u deze optie niet aan te vinken.
Wanneer u deze optie heeft aangevinkt en wanneer u bij 'Groepeer op' de opties 'Geen' of 'Afletter ID' heeft geselecteerd kunt u tevens de kolommen 'Afgeletterd: Door' en 'Afgeletterd: Datum' toevoegen. In die kolommen kunt u zien wie wanneer de posten heeft afgeletterd.
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u een selectie heeft gemaakt op een datumtraject of rapportage-datumtraject. Wanneer u alleen een selectie heeft gemaakt op de einddatum is deze optie niet beschikbaar. Daarnaast dient de optie 'Tonen: Afgeletterd & Niet afgeletterd' aangevinkt te zijn om over dit veld te beschikken. Hiermee kunt u aangeven of u het begin- en eindsaldo van het opgegeven datumtraject wenst te tonen op de debiteuren/crediteurenkaart. Vinkt u deze optie aan dan wordt het begin- en eindsaldo getoond, vinkt u de optie uit dan wordt het begin- en eindsaldo niet getoond, maar alleen het saldo van de regels die binnen het datumtraject vallen.
Indien u kiest voor de optie ‘factuurlijst’ wordt er één extra optie getoond.
Vinkt u de optie 'Verkoopfactuur' aan in geval van een debiteurenkaart of 'Inkoopfactuur' in het geval van een crediteurenkaart, dan krijgt u van alle verwerkte en onverwerkte facturen alleen de verkoopfacturen respectievelijk de inkoopfacturen te zien.
Wanneer u bij 'Tonen' (boven in het scherm) de optie 'Te vorderen' of 'te betalen' heeft geselecteerd beschikt u over de knoppen 'Overeenstemmende transacties' en 'Andere kortingen'.
Deze knop is alleen aanwezig wanneer u de optie 'Tonen: Afgeletterd & Niet afgeletterd' heeft aangevinkt. Deze knop is alleen actief wanneer u een regel heeft geselecteerd. Met deze knop kunt u de posten bekijken waarmee de geselecteerd regel is afgeletterd. Wanneer u bijvoorbeeld een bankontvangst heeft afgeletterd met meerdere facturen dan kunt u de regel van de bankontvangst selecteren en met deze knop kunt u dan de facturen tonen waarmee de bankontvangst is afgeletterd. U kunt ook de regel een factuur selecteren en middels deze knop de ontvangst en andere facturen (waarmee deze is afgeletterd) tonen. Wanneer de selectie van afgeletterde posten wordt getoond, kunt u dit ongedaan maken door nogmaals op deze knop te klikken.
Deze knop is alleen actief wanneer u een regel selecteert met de soort transactie 'Korting/Toeslag'. Met deze knop kunt u eventuele andere kortingen voor deze factuur bekijken. Bij het onderhoud van de betalingscondities kunt u meerdere kortingen definiëren. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld aangeven dat er 10 % korting wordt verleend als de factuur binnen 10 dagen wordt voldaan, 5% wanneer deze binnen 15 dagen wordt voldaan en 2% wanneer deze binnen 20 dagen wordt voldaan. Op de debiteuren/crediteurenkaart wordt slechts één kortingspercentage getoond. Wanneer u de regel van deze korting selecteert kunt u met deze knop de andere kortingspercentage bekijken. Deze worden getoond in de sectie 'Andere kortingen' die dan zichtbaar wordt op de debiteuren/crediteurenkaart.
Via de knop 'Filter' is het mogelijk om uitgebreider te zoeken in de regels die naar voren zijn gekomen in het mutatiescherm.
Dit overzicht geeft de mutaties op de kaart weer. U kunt deze bewerken door een regel te selecteren en vervolgens gebruik te maken van de knoppen onderaan het scherm. De verschillende kolommen die u hier ziet kunt u naar eigen inzicht indelen. Die indeling wordt ook overgenomen in Microsoft Excel bij een eventuele export die u maakt.
In deze sectie worden Andere kortingen getoond die voor een factuur van toepassing zijn. Met de knop 'Andere kortingen' kunt u deze sectie tonen of verbergen.
Deze knop gebruikt u om het scherm te verversen. Indien u een bewerking heeft gemaakt en die is niet direct zichtbaar op uw scherm, kunt u deze knop gebruiken om de verandering zichtbaar te maken.
Met deze knop kunt u de mutaties van de debiteurenkaart of crediteurenkaart afdrukken.
Met deze knop exporteert u het actuele overzicht direct naar Microsoft Excel. U kunt het vervolgens in Microsoft Excel bewerken om de gegevens zo te tonen als u wenst.
Met deze knop drukt krijgt u in Microsoft Excel een overzicht met de grootboektotalen per debiteur/crediteur.
Wanneer u een regel selecteert waar een notitie bij staat dan kunt u die hiermee opvragen. Bij regels die nog geen notitie hebben, kunt u met deze knop een nieuwe notitie aanmaken. Het notitieveld is opeenvolgend, dat betekent dat notities altijd in een bestand staan en dus worden aangevuld wanneer men een notitie toevoegt.
Voor de bijlage geldt hetzelfde als voor de notities. U kunt met deze knop een bijlage aan een bepaalde regel toevoegen. Dat kan een brief zijn of een plaatje, eigenlijk alles wat uzelf opgeeft. Houdt u er wel rekening mee dat bijlagen worden opgenomen in de database. Hoe groter het object is dat u koppelt hoe groter uw database wordt. Indien u plaatjes wilt toevoegen kunt u dat het beste op een kleiner formaat doen.
Met deze functie kunt u direct naar het scherm ouderdomsanalyse van de betreffende debiteur of crediteur, waar u een overzicht ziet van alle openstaande posten en de ouderdom daarvan. Het overzicht dat u ziet is afhankelijk van de instellingen die u heeft gedefinieerd in de grootboekinstellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboekinstellingen].
Wanneer u één regel selecteert, heeft u de mogelijkheid om deze te bewerken. Indien u een betaling of ontvangst selecteert, krijgt u het scherm voor het wijzigen van de oorspronkelijke mutatie. Hier ziet u de originele invoer van uw ontvangst/betaling, en kunt u wijzigingen doorvoeren voor deze mutatie. Indien u een factuur heeft geselecteerd opent het termijnen bewerken scherm waarin u wijzigingen kunt aan brengen.
Met deze functie kunt u direct naar het onderhoudscherm gaan van de betreffende debiteur of crediteur om daar een aantal stamgegevens te wijzigen. Bijvoorbeeld een telefoonnummer of het afleveradres.
Met deze knop kunt u diverse openstaande posten afletteren . Deze openstaande posten kunnen tegen de betaling worden afgeletterd. Hier kunt u dus rechtstreeks termijnen bewerken, die bijvoorbeeld al reeds betaald zijn, en dus afgeletterd kunnen worden. Deze termijnen zullen vervolgens ook uit het selectiescherm verdwijnen, aangezien deze niet meer betaald hoeven te worden. Wanneer U bij Tonen voor 'Te vorderen' heeft gekozen en twee posten heeft geselecteerd, worden de posten bij het drukken op deze knop meteen afgeletterd zonder dat het afletterscherm verschijnt.
Deze knop is alleen beschikbaar indien u op de debiteurenkaart kijkt. Wanneer u een openstaande post selecteert kunt u deze knop gebruiken om naar de bijbehorende factuur door te zoomen.
Een nieuwe functionaliteit in Compact is de mogelijkheid om verwerkte mutaties te wijzigen. U kunt niet alles zomaar wijzigen aan een mutaties, maar het is belangrijk om te weten dat de mogelijkheid bestaat. We zullen er in dit document niet verder op in gaan, voor meer informatie over het wijzigen van mutaties verwijs ik naar de link onderaan in deze tekst.
Als u een mutatie heeft geselecteerd kunt u met de knop boeking de bijbehorende boeking openen, ook wanneer deze reeds is verwerkt. U kunt de boeking eventueel wijzigen. Wanneer u de boeking wijzigt dient u deze opnieuw te verwerken.
Wanneer u een regel selecteert en vervolgens de optie 'Onze referentie' selecteert, krijgt u de volledige transactie bij deze mutatie te zien. Dat wil zeggen dat u alle mutaties te zien krijgt met dezelfde 'Onze referentie' als de geselecteerde regel.
Hiervoor geldt hetzelfde als voor 'Onze referentie' echter is hier de transactie gegroepeerd op basis van 'Uw referentie'.
U kunt dit scherm verlaten door op deze knop te klikken.